O estilo de mesa e a disposição das cadeiras, bem como onde se escolhe sentar, estabelece uma maior probabilidade de cooperação durante uma reunião de negócios. Da mesma forma, o lugar aonde o seu interlocutor escolhe sentar-se também indica seu ânimo e disposição.
Mesa Retangular:
Essa mesa possibilita um ambiente competitivo e por vezes cooperativo pelas variantes possíveis na disposição de espaço no ambiente de trabalho, embora seja facilitadora num encontro em um restaurante. Muito comum para negócios e reuniões.
Situação 1:
- A e B = cooperação, familiaridade, excelente para apresentar-se uma proposta, possibilita o espelhamento e o ingresso de uma terceira pessoa na posição D.
- C e A = visibilidade, cooperação, informalidade, permite visualizar os gestos do seu interlocutor, bem como para que ele perceba os seus gestos. Propício para fazer uma apresentação.
- A e D = defensiva, competitiva, contraponto, distração, objetividade, a mesa cria uma barreira. Inviável para negociações.
- A e E = não envolvimento, independência, indiferença, desinteresse.
- C e F = oposição, distanciamento, polêmica.
Situação 2:
- I) A posição A ou E são as mais influentes, executivas, desde que não se fique de costas para uma porta.
- II) Se A for a mais influente, E será a segunda em hierarquia.
- III) C terá influência emocional, pois está entre os demais interlocutores.
- IV) A e B terão ações mais cooperativas assim como E e D.
- V) B será neutro em relação a E, assim como D será neutro em relação a A.
Mesa Quadrada:
Propícia para encontros curtos e diálogos rápidos, contato hierárquico. A pessoa sentada à sua direita sempre será a mais cooperativa. Tal mesa é dispensável.
Mesa Redonda:
Cria um ambiente informal, de equilíbrio, ideal para diálogos entre as pessoas de mesmo status. Simboliza unidade. Bem utilizada para se convencer a alguém. Essa distribuição na forma triangular facilita com que as três pessoas envolvidas se mantenham igualmente interessadas e participativas. Lembremos dos Cavaleiros da Távola Redonda, a qual foi criada com este formato para representar a igualdade entre todos os seus membros.
O interlocutor A deve dirigir seu olhar tanto para B quanto para C.
21 – Reuniões almoço/jantar:
Para que seu interlocutor fique à vontade deixe-o de costas para uma parede, a fim de que se torne mais receptivo. Se possível escolha uma mesa redonda, com luz ambiente e música de fundo para favorecer.
Caso o objetivo seja o de manter a pessoa nervosa, deixe-a de costas para uma porta, janela ou outras mesas, num ambiente com muita luz e barulho. Dessa maneira, ela se sentirá desprotegida.
Termine a conversa profissional antes que a comida chegue. As tratativas devem anteceder a refeição e retomadas em outra oportunidade, a não ser que o clima esteja muito favorável ao final da refeição. Depois, formalize tudo o que ficou acertado na primeira oportunidade, assim que a tiver.
Nos Negócios:
Tenha um comportamento e uma postura compatíveis com aquilo que se espera de cada situação. É fundamental redobrar a atenção para todos os elementos que compõe um ambiente de negócios, pois isso vai fazer a diferença em seu favor, antes, durante e depois da situação a que irá se submeter.
Dicas:
– Visual: tenha uma aparência discreta e adequada ao ambiente;
– Espera: fique em pé até ser solicitado a sentar. Manter as mãos atrás das costas sugere confiança. Se o tempo ultrapassar a 20 minutos isso demonstra jogo de poder, com o objetivo de lhe reduzir o status ou é sinal de desorganização. Diante disso, leia, utilize o lap-top, ocupe-se. Quando for chamado, cumprimente seu interlocutor e arrume-se de forma confiante e com calma, não se desculpe por nada;
– Entrada: quando for convidado a entrar, entre confiante, decidido, sem hesitação. Coloque seus pertences sobre a cadeira, cumprimente seu interlocutor e aguarde que ele indique aonde se sentar. Mantenha-se tranqüilo e seguro, com um leve sorriso, para transmitir controle, capacidade e força;
– Cumprimento: aguarde com que o interlocutor lhe estenda a mão e coloque a sua na vertical, na mesma pressão recebida, um pouco mais forte se o aperto for suave;
– Ao sentar: Posicione-se à esquerda da mesa, deixando a cadeira ou o corpo num ângulo de 45 graus em direção ao seu interlocutor. Lembre-se que mais de 90% das negativas se dão por detrás de uma mesa;
– Gestual: Transmita simpatia e cordialidade, mas sem se exceder. Responda as perguntas feitas de forma objetiva e direta. Use movimentos claros, espontâneos.
Mimetize os gestos e as expressões do seu interlocutor de maneira discreta. Se a pessoa tiver que falar ao telefone ou for interrompida para uma conversa com terceiro, disfarce e ocupe-se, sugerindo discrição à conversa alheia;
– Espaço: deixe com que o seu interlocutor delimite o espaço territorial entre ambos. Pode começar com uma maior distância e diminuir com a evolução do diálogo.
– Encerramento: Observe se o interlocutor dá sinais de que o encontro findou e não tente postergá-lo. Arrume-se de forma natural e calmamente. Aperto de mão somente se lhe for ofertado na saída, com um leve sorriso. Feche a porta se não tiver ninguém para fazê-lo.
22 – Levando Vantagem:
– Acessórios: pastas discretas, finas, poucos objetos, somente o necessário.
– Controle gestual: mantenha as mãos sempre abaixo da linha do queixo, espalmadas e com os dedos unidos.
– Decisões rápidas – Se o tempo também for escasso, converse em pé para decidir. Isso torna objetiva a comunicação.
– Sentados: Deixe seu interlocutor de costas para uma janela ou porta. Cotovelos sempre para fora ou sobre os braços da cadeira, isso gera confiança.
– Palavras: use palavras persuasivas e suas derivadas, exemplos: comprovado, descoberta, dinheiro, economia, fácil, garantia, novo, resultado, segurança, saúde.
– Roupas: observe sempre se o interlocutor está com o paletó desabotoado, isso indica abertura.
– Sugestão: mentalize o ambiente e sua postura antes da reunião por alguns minutos. Isso vai condicioná-lo inconscientemente para a situação.
No seu escritório:
As características da mesa e das cadeiras, bem como a sua disposição no ambiente de trabalho vão definir a sua intenção durante um diálogo, seja para obter cooperação, seja para impor um jogo de poder. Assim, procure determinar o modo de sua formatação para que tudo esteja ao seu favor em seu território.
Cadeira:
Com seus acessórios (espaldar alto, giratória, reclinável, descansa braços) a cadeira permite-lhe liberdade de movimentos e capacidade gestual, definindo o seu status no ambiente.
A sua posição (a do visitante distante e à frente da mesa) e sua altura em relação ao chão (sua cadeira deve estar mais alta em relação a do visitante), contribuem para indicar o seu interesse na conversa.
Mesa:
Geralmente as negociações se dão diante de uma mesa retangular, na qual as pessoas ficam dispostas frente a frente, numa posição de competitividade. O que em tese dificulta o encontro.
Nesse caso, em não sendo possível se colocar na posição de canto, para cooperação, trate de colocar sua proposta sobre a mesa e aguarde a postura do seu interlocutor. Se ele não a pegar, faça sua apresentação de onde você estiver, mas posicione sua cadeira num ângulo de 45 graus em relação à mesa.
Caso ele pegue a proposta e leve para perto de si, peça permissão para ocupar uma posição mais adequada (de cooperação) para demonstração e conversação. Se ele a empurrar de volta, permaneça na sua posição.
Dica:
No dia que anteceder a uma importante reunião peça à secretária para que ligue e pergunte o nome das pessoas que se farão presentes, bem como os seus respectivos cargos. Dessa forma, você poderá colocar sobre a mesa e à frente de cada cadeira, um indicador com o nome da pessoa e aonde ela irá sentar, conforme seu interesse: na posição de cooperação, influência ou neutralidade.
Informalidade e cooperação:
Disponha as cadeiras de forma a ambas ficarem num ângulo de 45 graus, para que entre elas se forme um ângulo de 90 graus. Assim, dará informalidade ao encontro, permitindo a observação ampla dos gestos do seu interlocutor.
Formalidade:
Se você quiser dar ar de formalidade e objetividade na conversa, disponha as cadeiras uma de frente para a outra.
